Aviso sobre las normas de privacidad de SCAN Health Plan

ESTE AVISO DESCRIBE DE QUÉ MANERA SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA DE LOS MIEMBROS Y CÓMO ESTOS PUEDEN TENER ACCESO A ESA INFORMACIÓN. LÉALO DETENIDAMENTE.

En SCAN Health Plan tenemos la obligación legal de proteger la privacidad de la información médica de los miembros y de proporcionarles el presente Aviso en el que explicamos cuáles son nuestras obligaciones legales y normas de privacidad. Las normas de privacidad descritas en este Aviso deben seguirse mientras éste se encuentre vigente. Este Aviso tiene vigencia desde el 14 de abril de 2003 y permanecerá en vigencia hasta que lo reemplacemos o lo modifiquemos.

Protección de la privacidad

En SCAN Health Plan sabemos que es muy importante que la información clínica de los miembros sea confidencial y nos comprometemos a utilizarla de acuerdo con las leyes estatales y federales. El presente Aviso explica cómo utilizamos esa información médica y de qué manera podemos compartirla con otras personas o entidades que proveen servicios médicos. En este Aviso también se explican los derechos de los pacientes con respecto a dicha información y cómo pueden ejercerlos.

Información médica protegida

A los fines del presente Aviso, el término “información médica” o “información” se refiere a la Información médica protegida (PHI). La Información médica protegida se define como la información que identifica al paciente y en la cual se describe su estado de salud, psicológico o físico, en el pasado, presente o futuro, la atención médica que recibe y el pago de dicha atención.

Cómo usamos su información médica

SCAN Health Plan usa y comparte la información médica que tiene sobre usted para proporcionar tratamientos, efectuar pagos, desempeñar actividades administrativas relacionadas con la atención médica y para otros fines autorizados o requeridos por las leyes federales, estatales o locales. En los casos en que dicha información no se use para esos fines, SCAN Health Plan necesitará obtener su autorización escrita antes de compartirla.

Tratamiento

SCAN Health Plan puede usar o revelar información médica sobre usted a proveedores de servicios médicos, como por ejemplo, médicos, hospitales, farmacias y otros proveedores que la soliciten para su tratamiento, sin necesidad de obtener su autorización escrita. Tenga en cuenta que sus expedientes médicos se guardan en el consultorio de su médico. Estos son algunos ejemplos de cómo SCAN Health Plan puede revelar su información:

• podemos compartir información con su médico o grupo médico cada vez que sea necesario para administrarle tratamiento.
• podemos compartir información sobre usted con un hospital para que pueda recibir la atención adecuada.
• podemos compartir información sobre usted con los proveedores del plan que le proporciona servicios médicos; entre los que se encuentran los proveedores de Independent Living Power.

Pago

SCAN Health Plan puede usar y divulgar información médica sobre usted para pagar los servicios médicos que usted recibe, sin requerir para ello su autorización escrita. Estos servicios pueden incluir pagos de reclamaciones, requisitos de afiliación, gestión de la utilización y actividades relacionadas con la gestión de los servicios médicos. Por ejemplo:

• podemos proveer información sobre su elegibilidad a su grupo médico para que éste pueda recibir pagos puntualmente y en forma correcta.
• podemos compartir información sobre usted con un hospital para asegurar que las reclamaciones se facturen correctamente.
• podemos proporcionar información a una entidad que actúe como tercera parte para asegurar que a su médico u hospital se le pague puntualmente y en forma correcta.

Actividades administrativas relacionadas con la atención médica

SCAN Health Plan puede usar y divulgar la información médica que tiene sobre usted para apoyar varias de sus actividades administrativas sin requerir para ello su autorización escrita. Las actividades administrativas relacionadas con la atención médica son actividades que involucran las funciones normales de SCAN Health Plan. Por ejemplo, podemos compartir información con otras personas o entidades para cualquiera de los siguientes fines:

• actividades relacionadas con el control de calidad y mejoras en los servicios, por ejemplo, obtención de credenciales y revisiones de colegas;
• contratos con vendedores y proveedores del plan;
• investigación y estudios, por ejemplo, encuestas para conocer el grado de satisfacción de los miembros;
• actividades relacionadas con el cumplimiento y regulación de las normas;
• actividades relacionadas con el manejo del riesgo;
• estudios y programas para el control de enfermedades y la población; y
• actividades relacionadas con la presentación de reclamaciones y apelaciones.

Otros usos y divulgaciones permitidos

SCAN Health Plan puede usar o divulgar información médica sobre usted sin su autorización escrita en los siguientes casos y bajo circunstancias limitadas:

• cuando la soliciten agencias estatales o federales legalmente autorizadas para recibir datos, por ejemplo, para asegurarse de que SCAN Health Plan está pagando correctamente y para suministrar asistencia a programas federales y estatales de Medicaid;
• cuando sea necesario para la salud pública, por ejemplo, para informar sobre brotes de enfermedades o ayuda en casos de desastre;
• cuando sea necesario para actividades del gobierno relacionadas con la supervisión de los servicios de salud, por ejemplo, investigaciones de actividades fraudulentas y abusivas o la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA),
• cuando sea necesario para procedimientos judiciales, administrativos y de arbitraje, por ejemplo, en respuesta a una orden judicial, citación u orden de registro;
• cuando la necesite el investigador de un tribunal testamentario para determinar la necesidad de establecer una tutela o curatela;
• para fines relacionados con el cumplimiento de la ley, por ejemplo, proporcionar información específica que ayude a localizar a una persona perdida;
• para investigaciones que cumplan con todos los requisitos legales de privacidad, por ejemplo, investigaciones relacionadas con la prevención de enfermedades o incapacidades;
• para evitar una amenaza seria e inminente a la salud o la seguridad;
• para informar a los miembros de cualquier nuevo beneficio o de cualquier cambio en los beneficios de Medicare y/o de SCAN Health Plan,
• para recordar a los miembros que deben asistir a una consulta o recordarles sobre una entrega;
• para compilar información que no pueda obtenerse a través de usted;
• en circunstancias relacionadas con el abuso o descuido de personas de edad avanzada;
• en caso de fallecimiento, cuando la necesite el médico forense, director de funeraria u organización que se encarga de obtener órganos;
• para funciones especializadas del gobierno, tales como ofrecer información para actividades militares o relacionadas con la seguridad nacional;
• para las autoridades y reclamaciones de indemnizaciones laborales, tal como lo requieren las leyes de indemnización laboral del estado;
• cuando así lo requiera el patrocinador de un plan de salud grupal o del plan de beneficios de previsión social de los empleados;
• cuando la requieran los funcionarios encargados del cumplimiento de la ley, en el caso de personas que están encarceladas o se encuentran bajo custodia. Esto se permite cuando deben proporcionarse servicios médicos a dichas personas o cuando es necesario para la protección y seguridad de otros.
• cuando así lo requieran amigos o miembros de su familia que lo estén asistiendo en el cuidado de su salud, siempre y cuando se verifiquen dichas condiciones, y
• para los otros fines que estipule la legislación federal, estatal o local.

SCAN Health Plan no usará ni revelará información médica sobre usted para fines distintos a los descritos este Aviso, a menos que cuente con su autorización escrita. Usted puede revocar dicha autorización tal como se explica en la sección titulada "Derechos relacionados con la información médica".

Cómo comparte SCAN la información médica de sus miembros con otras personas o entidades

Como parte de sus actividades normales, SCAN Health Plan comparte la información médica de sus miembros con proveedores contratados del plan (por ejemplo, grupos médicos, hospitales, empresas de administración de beneficios de farmacia, proveedores de servicios sociales, etc.). En todos los casos en que la información médica de un miembro se comparte con los proveedores del plan, existe un contrato escrito cuyo lenguaje ha sido diseñado para proteger la privacidad de dicha información. Los proveedores de nuestro plan tienen la obligación de mantener la confidencialidad y proteger la privacidad de la información médica de acuerdo con las leyes estatales y federales.

Derechos relacionados con la información médica

Usted puede darnos una autorización escrita para que utilicemos o divulguemos su información médica para cualquier fin. La autorización podrá revocarse por escrito en cualquier momento. No obstante, dicha revocación no afectará el uso o la divulgación de la información mientras la autorización estuvo vigente.

Los siguientes son los derechos que usted tiene con respecto a su información médica. Si desea ejercer cualquiera de esos derechos, consulte la sección que aparece a continuación la cual se titula "Cómo obtener información adicional sobre este Aviso".

Derecho a solicitar restricciones

Puede solicitar restricciones con respecto a la forma en que su información se use o se divulgue para proporcionar tratamientos, efectuar pagos o desempeñar actividades administrativas relacionadas con la atención médica, tal como se describen en el presente Aviso. También puede solicitar restricciones con respecto a la información que se provea a miembros de su familia o a otras personas involucradas en el cuidado de su salud. No obstante, no estamos obligados a aceptar estas restricciones. Si rechazamos su solicitud, le notificaremos por escrito cuál es la razón o razones específicas por las cuales la hemos rechazado. Si aceptamos su pedido de restringir el uso y divulgación de su información médica, no podremos utilizar ni divulgar su información médica protegida, excepto cuando sea necesario para proporcionar tratamiento de emergencia. Vea la definición de “emergencia” en su Evidencia de Cobertura. Tampoco estamos obligados a cumplir con esa restricción si la ley requiere que divulguemos la información o si la información es necesaria para proporcionar tratamiento.

Usted también puede poner fin a un pedido de restricción que hayamos otorgado, ya sea llamándonos o escribiéndonos. Puede hacerlo llamándonos por teléfono o por escrito. A la vez, podemos poner fin a la restricción si está de acuerdo con ello o si le informamos por escrito que vamos a dejarla sin efecto. En ese caso, sólo dejaremos sin efecto la restricción sobre aquella información que elaboremos o recibamos después de haberle informado que pondríamos fin a la restricción.

El pedido de restricción debe presentarse por escrito y contener información específica que necesitaremos para otorgarlo. Dicha información incluye la información que quiere que se restrinja y las personas o entidades a quienes deben aplicarse las restricciones.

Derecho de inspeccionar y copiar

Usted puede revisar u obtener copias de la información médica contenida en un conjunto designado de registros que se use para tomar decisiones acerca de su salud. Esto incluye los registros médicos guardados en el consultorio de su médico y sus reclamos médicos guardados en SCAN Health Plan. Existen ciertas restricciones en lo que se puede inspeccionar y copiar. Estas restricciones incluyen lo siguiente: notas de psicoterapia, información que se vaya a utilizar en un juicio o en procedimientos administrativos e información que esté sujeta a una ley de mejoras en los laboratorios. Si solicita información restringida, usted será notificado. Debe presentar su pedido por escrito y proporcionarnos la información que sea necesaria para que podamos cumplir con él. Si llama a Servicios para Miembros al 1-800-559-3500, entre las 7:00 a.m. y 8:00 p.m., los siete días de la semana, le enviaremos el formulario que debe utilizar. Los usuarios de TTY deben llamar al: 1-800-735-2929. O si prefiere, puede enviar el pedido por escrito al Departamento de Servicios para Miembros a la dirección que aparece listada en la sección "Quejas" de este Aviso. Le cobraremos un precio razonable por las copias y la estampilla de correo. Debe pagar las copias antes de que se las entreguemos. También puede solicitar que le entreguemos un resumen de su Información médica protegida en lugar de darle toda la información detallada. Si es así, deberá pagarnos el costo de preparación del resumen antes de que se lo entreguemos.

En ciertas situaciones es posible que rechacemos su pedido de inspeccionar u obtener una copia de su información médica. Si rechazamos su solicitud, le notificaremos por escrito cuál es la razón o razones específicas por las cuales la hemos rechazado. Además en la carta le informaremos los pasos que debe seguir para solicitar que se revise la decisión que hemos tomado, en caso de que pueda pedir dicha revisión. La revisión de una decisión negativa solo puede solicitarse en tres instancias. Esas tres instancias involucran situaciones en las cuales un profesional médico autorizado haya determinado que el acceder la información pondría en peligro la vida o integridad física de usted o de otra persona. La carta le informará también de otros derechos que puede tener para presentar una queja. Todos estos derechos son los mismos que aparecen descritos en este Aviso.

Derecho de solicitar una corrección

Tiene derecho a pedir que efectuemos enmiendas a su información médica. Para ello, debe presentar una solicitud por escrito en la cual explique por qué debe corregirse la información. El pedido debe enviarse a nuestro Departamento de Servicios para Miembros a la dirección que aparece listada en la sección "Quejas" de este Aviso.

Rechazaremos su pedido si no lo presenta por escrito o si no incluye en el mismo los motivos por los cuales lo efectúa. También podemos rechazar su solicitud si nos pide que corrijamos información (1) que sea precisa y completa, (2) que no sea parte de la información médica que conserva SCAN Health Plan, (3) que no sea parte de la información que usted tiene derecho a inspeccionar y copiar o (4) que no haya sido creada por SCAN Health Plan, a menos que la persona que la creó no esté disponible para corregirla.

Si rechazamos su pedido, le enviaremos una nota por escrito explicándole por qué lo rechazamos. Esta carta le informará cómo presentar una queja ante nosotros o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos. También le informará del derecho que tiene a presentar una declaración en la que exprese su desacuerdo con nuestro rechazo y otros derechos que tenga.

Si aceptamos su pedido de enmendar la información, incorporaremos a ésta los cambios que usted pidió. Pero primero nos pondremos en contacto con usted para identificar a las personas que desea notificar y para que nos autorice a hacerlo. Haremos lo posible para informar a otros de dichas modificaciones y de incluirlas de aquí en adelante en la información cada que vez que la divulguemos.

Derecho de recibir comunicaciones confidenciales

Puede solicitar que se le proporcione la información médica de manera confidencial mediante otros medios o en otro lugar, por ejemplo, mediante el envío a una casilla de correo o a un número de fax especialmente designado para ello. La solicitud debe presentarse por escrito e indicar claramente que la denegación del pedido podría poner en peligro la vida del miembro. SCAN Health Plan tendrá en cuenta todas aquellas solicitudes que sean razonables.

Derecho a recibir una rendición de cuentas sobre la divulgación de su información médica

Usted tiene derecho a recibir una rendición de cuentas sobre la divulgación de su información médica. Por lo general, la rendición de cuentas incluye la divulgación de información médica que aparece en la sección titulada "Otros usos y divulgaciones permitidos", pero no incluye la divulgación de información necesaria para proporcionar tratamiento, efectuar pagos o desempeñar actividades administrativas relacionadas con la atención médica ni tampoco la divulgación de información que usted haya autorizado.

Todos los pedidos de rendición de cuentas deben presentarse por escrito e incluir la información específica que se necesita para cumplir con los mismos. Este requisito se aplica durante seis años a partir de la fecha de la divulgación, comenzando con las divulgaciones que se efectuaron después del 14 de abril de 2003, a menos que solicite un plazo menor. Si solicita la rendición de cuentas más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable. Antes de hacerlo, le notificaremos cuál es esa tarifa y le daremos la oportunidad de retirar o limitar su pedido para reducir la tarifa.

Derecho a obtener copias de este Aviso

Puede recibir una copia adicional del presente Aviso cada vez que la necesite.

Si desea solicitar una copia adicional de este Aviso, puede hacerlo por escrito a:

SCAN Health Plan
Attention: Member Services Department (Notice of Privacy Practices)
3800 Kilroy Airport Way, P.O. Box 22644
Long Beach, CA 90801-5616

Si tiene preguntas sobre nuestro Aviso sobre Normas de Privacidad o si desea solicitar una copia adicional de este Aviso, llame a Servicios para Miembros al 1-800-559-3500, de 7:00 a.m. a 8:00 p.m., los siete días de la semana. Los usuarios de TTY deben llamar al: 1-800-735-2929.

[También puede visitar nuestro sitio Web y descargar una versión imprimible del Aviso, en www.scanhealthplan.com]

Cómo presentar quejas sobre las normas de privacidad

Si cree que SCAN Health Plan ha infringido sus derechos de privacidad, o si no está de acuerdo con alguna decisión que hayamos tomado con respecto al acceso que pueda tener a su información médica, puede ponerse en contacto con nosotros o con el gobierno federal para presentar una queja.

Quejas a SCAN Health Plan

Si desea presentar una queja ante nosotros, puede escribirnos a:

SCAN Health Plan
Attention: Member Services Department (Privacy Complaints)
3800 Kilroy Airport Way, P.O. Box 22644
Long Beach, CA 90801-5616

Quejas ante el Gobierno Federal

También puede presentar una queja ante el gobierno federal escribiendo a:

Headquarters – Washington D.C.

Georgina Verdugo, Director Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
200 Independence Avenue, S.W.
Room 509F HHH Bldg.
Washington, D.C. 20201

Region IX - San Francisco, California.

Michael Kruley, Regional Manager Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
907th Street, Suite 4-100
San Francisco, CA 94103

SCAN Health Plan respalda el derecho que tiene a proteger la privacidad de su información médica y personal. No tomaremos represalias en su contra si decide presentar una queja ante nosotros o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. El hecho de presentar una queja no afectará los beneficios que recibe de SCAN Health Plan o Medicare.

Cómo obtener información adicional sobre este Aviso

Si tiene preguntas sobre nuestro Aviso sobre Normas de Privacidad o si desea solicitar una copia adicional de este Aviso, llame a Servicios para Miembros al 1-800-559-3500, de 7:00 a.m. a 8:00 p.m., los siete días de la semana. Los usuarios de TTY deben llamar al: 1-800-735-2929.

Cambios en este Aviso

Los términos de este Aviso afectarán a todos los expedientes creados o retenidos por SCAN Health Plan, los cuales contengan información médica sobre usted. Nos reservamos el derecho a revisar o corregir el presente Aviso sobre Normas de Privacidad. Cualquier revisión o corrección del presente Aviso será aplicable a todos los registros que hayamos creado o mantenido en el pasado. Las revisiones o correcciones que se efectúen en el presente Aviso afectarán también a los expedientes que elaboremos o mantengamos sobre usted en el futuro. Si decidimos revisar el Aviso, usted recibirá una copia del mismo con las revisiones incluidas.

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